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    发现舞弊线索!房地产开发项目审计必读!

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    内部审计和举报是舞弊线索的两大主要来源,举报线索较为随机可遇不可求,故在日常内部审计工作中,既要审查业务部门的合规性,也要注意发现一些舞弊线索.

    成熟的房地产开发公司一般有成本和营销管控系统,在目标成本、预决算金额、合同付款、营销折扣等有一定的控制手段,有明确的业务执行相关制度,日常审计时,可在业务管控系统内,寻找不合规不真实的情况,可能成为舞弊线索。

    有些舞弊行为可能直接脱离公司管控,如不在成本系统中录入的工程付款,通过工作联系单等流程直接支付款项等,就无法在成本系统和预算管控发现问题,需要在财务记账系统中核对。(财务记账系统其实也不能保证完全真实全面,但一般由外审或财务内控进行控制,此处不另行讨论。)另也有些业务决策虽然合规,该有的审批都有,但可能是不合理的决策,动机可疑。故也可从超出业务管控系统的不合规现象,以及业务决策的合理性上寻找舞弊线索。

                                                                                                                 通用类

    1、合同条款审核,是否存在重大不利我方或和内部报批时不一致的条款,如合同金额错误、合同内容范围及工期有误、付款条件不合理、违约金罚款不合理、价格明显偏高或出现错误、附图错误等;


    2、合同盖章是否有相关盖章申请,盖章是否真实,是否存在假冒公章。骑缝章是否有盖,有无私自替换合同页的情况;


    3、合同的签订是否合理,合同内容是否真实、必需,是否重复签订,如在销售行情较好时不应增加中介等外部渠道;


    4、从财务账核对付款,是否有正规付款流程以外的付款,如一般工程付款流程与成本管控系统绑定,可进行付款比例的强控,但如不按指定的流程支付则难以在成本管控系统中发现超付和违规付款,只能从财务账支付上查看。


    工程成本类


    一、招投标阶段:


    1、投标单位考察资料是否如实,如业绩能否提供合同复印件等,单位资质是否如实符合招标要求;


    2、投标单位之间是否存在关联关系(企查查、天眼查等可查看),如有关联可判定串标;


    3、授权委托人是否与投标单位有社保关系,如无社保关系可能为临时挂靠关系;


    4、委托人是否在以往投标中挂靠过其他投标单位,如有,则很可能该人和其他投标单位熟悉,可能串标,应继续深入调查;


    5、投标单位的授权委托人、标书领取人、联系电话等是否有重合,如有极可能为串标;


    6、回标文件技术标是否有雷同,在串标过程中,很多投标单位对技术标会互相抄袭,特别对于带方案报价的技术方案应重点审核是否雷同;


    7、回标文件商务标报价是否存在一模一样报价或呈现有规律的报价差距,如有可判定为串标;


    8、线上回标文件来源的局域网是否一致,电子版文件属性是否相同,此项需较强的IT专业技能;


    9、送样是否存在完全一致的情况;


    10、走访工程现场,审查项目部施工资料,访谈项目部人员、监理、施工单位人员,可以注意项目经理是否符合合同,是否存在转包的可能,是否定标前就已进场,是否有不同的供应商实际承包人为同一个人。


    二、合同履行阶段(施工图预算、付款、变更签证、结算)


    1、有无重大方案变更导致成本增加,变更是否合理;


    2、总包的施工图预算是否有计算错误,是否按图计算;


    3、付款是否超付(春节期间一般有一定程度的超付属于正常),是否有超出合同约定的付款,变更签证金额是否提前支付;


    4、示范区一般变更签证较多,特别是精装修和景观苗木合同金额较大,合同结算应重点关注;

    5、设计:图纸上不合理的设计,比如配筋比率偏高,抹灰腻子厚度超出常规;施工:是否偷工减料,如石材厚度不满足合同要求,苗木数量和胸径不足、钢筋直径及数量与图纸不一致等。


    营销管理类


    一、营销推广类合同:


    企划及销售代理、大牌灯箱道旗、展示及路演(大活动)、暖场活动(小活动)、小蜜蜂派单、物料印刷、模型费、物业费、售楼处及城市外展厅装修(一般由工程采购进行招标);



    1、企划及销售代理、物料制作、小蜜蜂派单等时常发生,模型费、展示及路演(大于5万)金额较大,以上一般需招标,应审查投标单位是否有关联、投标清单报价是否呈现规律性差异,可用于判定是否有串标线索,发现线索可视合同金额大小考虑是否进一步调查;



    2、大牌灯箱道旗类,一般金额较大,属于半垄断类,无法竞争价格,需获取供应商的资质证明并加以验证,谨防假公文、假许可、假独家委托书。还应综合考虑大牌的区位及价格,应着重审查是否按合同约定执行,特别注意是否有缩短上牌时间的现象;



    3、对于累计承接较大金额的单位(大于5万),应注意审查不同单位之间是否有关联关系,是否存在一个老板承接大量合同的现象,如有则可能为关系户,可作为舞弊线索跟进,审查是否为营销经办人/负责人关系户;



    4、合同是否按约定履行:暖场活动、小蜜蜂派单、物料制作等合同数量较大,容易偷工减料,需对结算金额进行审核/抽查,可要求结算时按清单列项提供照片等资料,礼品派发要求提供签收并进行抽查;



    5、小蜜蜂派单的客户信息登记表,小蜜蜂领取的单页数量等,侧向印证小蜜蜂数量及派单时间是否合理。比如一天人均派单50份肯定太低,一般派单公司常规考核要求为200份每天。一般小蜜蜂派单用的均为甲方提供,所以可从印刷品的制作合同数量核查小蜜蜂派单的数量。小蜜蜂登记信息表(一般要求提供身份证复印件),可抽查回访是否真实,有些信息表是充数伪造


    6、外部渠道合同,如果公司渠道人员由第三方支付工资缴纳社保,则需注意人员出勤是否真实,谨防吃空饷,要求代缴社保单位提供社保缴纳和工资发放的证明,也可回访渠道人员,但需注意渠道人员可能已提前和渠道负责人对过口径。核查渠道导客的业绩,是否符合预计的费效比,是否应当保留渠道;



    7、物业费需核查价格水平是否合适,到岗人数是否属实。



    二、销售类费用:


    外部渠道(中介、分销、全民营销)费用、内部渠道费用、老带新奖励、员工推荐奖励、销售激励、销售代理费及自销佣金



    1、销售环节的舞弊多发生在销售行情较好时,故在行情较好时应注意,是否启动分销中介等外部渠道,在销售价格是否及时上调,是否增加销售激励;



    2、中介、分销等外部渠道,在客源的认定上,通常要求提前30分钟以上报备,留存报备记录,最好有专门的线上报备记录系统如云客(需注意经办人的权限是否能修改数据),微信群等也可作为报备记录。到访要有签到记录(一般在案场前台由物业客服人员负责登记),以备成交后核查,此项记录为判定为外部客源的重要依据,极容易产生将自然到访客户作假成外部客源,如发现客户来源可疑,可直接向客户核实,核实时需注意方式方法。内部渠道应同样要求。老带新和员工推荐可只要求提前报备,到访单可简化,但需注意老带新容易变成新带新,成为变相给予现金折扣;



    3、销售回款延期,非直系亲属的更名,大批量退房,违规的折扣(突破底价),员工多次购房后更名或退房,均可能涉及锁定房源违规收取额外费用或制造虚假业绩,需注意有些公司允许员工购买商品房并且可无限制更名给其他人,或者存在包销/分销协议直接以一定价格给予外部公司去销售,则需要注意外部公司是否按合同约定时间付款;



    4、销售激励主要查看是否有提前申请,发放是否有签收/转账记录,以防冒领等情况。代理销售及自销的佣金应主要查看合同金额是否属实,发放节点是否有超前。