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    采购控制 | 集中采购管理失灵?6大措施,建议借鉴!

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    采购控制 | 集中采购管理失灵?6大措施,建议借鉴!

    随着我国经济社会的发展,企业集团公司多选择以集中采购的方式进行集团采买。但是随着时间的推移,这种采购模式也出现了一些新问题。基于目前的形势,并结合集团公司的实际情况,有必要对集中采购模式进行研究,分析其出现的问题,并且提出可行性的改善措施,最终确保集团公司的集中采购工作更加高效合理,提升集团公司的整体资金使用效能。 
    一、集中采购的重要性 集团公司的发展过程中,必然会运用大量的物资,因此,集中采购工作就显得尤为重要。集中采购能避免分散式采购的弊端,不仅可以节省物资的运输成本,还能够有效地降低采购的资金花费,减少采购所造成的资金损失,是目前许多集团公司会选择的采购模式。二、集团公司集中采购现状及问题  集中采购有诸多优势,但是在发展的过程中也出现了一些问题。目前,集中采购暴露的问题主要有:(一)忽视集中采购工作的重要性许多集团公司已经组建了独立的采购部门以及管理部门,也制定了集中采购计划和规定,但是因为各种原因,比如有的工作人员对自身工作不负责任,集中采购制度不能有效落实,集中采买的价格比散买还要高;有的工作就是为了应付,集中采购中遇到问题,也不会提出建设性的意见,让集中采购不能高效地执行制度。(二)采购管理缺乏创新一些集团公司虽然有集中采购制度,但是采用的却是传统的采购模式,生产部门根据自身对物资的需求制定采购计划书,然后由采购部门进行统筹,接着再在统一的时间里上交到主管领导手中,最后再进行采购工作。这种模式很容易出现库存积压的情况,不仅占用了大量的资金,也使得企业的有限库存空间被不合理占用,对公司的经济发展造成较大的影响。因此,采购模式要根据公司需求的实际情况进行调整,不能一味地生搬硬套,要为企业利润最大化作出贡献。(三)监管责任落实不到位集中采购涉及大量的资金,而对一些不安好心的人来说就是一块大肥肉,因此需要严格的监督和制衡。但是有的集团公司,因为采购制度有漏洞,加上采购监管部门不负责任,未实现对采购的全程、实时监控,尤其是针对合同的审查、货物的验收等关键内容,敷衍了事,或者是怕得罪人,遇到问题装作没看见,导致监管形同虚设,让公司的资金落到了个人的腰包里。不仅导致集团公司的管理水平下降,影响企业整体的管理,也对企业的发展造成不利影响。三、改善集中采购模式问题的具体措施 为了有效提升集团公司的整体效益,需要对公司的管理进行完善,尽可能解决集中采购出现的问题,促使集团公司能够较为快速地发展,为公司今后的发展奠定坚实的基础。(一)充分利用信息化技术随着社会的不断发展,信息化技术得到快速发展,获得广泛应用,因此在集中采购管理过程中也应当合理运用信息化技术。结合目前情况,网上采购成为集团公司集中采购的主要渠道。网上采购的便利较多,无须过多的人手,甚至商品的价格比线下实体店更加优惠,不仅可以为集团公司的集中采购节约时间和成本,还可以为集中采购的监管工作提供条件。在管理过程中,必须要求全过程审核,确保每个环节的透明化,运用完善的制度进行网上采购,杜绝出现个别负责人暗箱操作的情况。(二)建立健全采购制度集中采购出现问题的主要原因就是采购制度的不成熟、不健全,有缺陷和漏洞,给人以可乘之機。为了确保采购的顺利进行,需要完善集中采购管理制度,对采购的全过程进行监督,在符合相关规定的前提下,制定严格的管理程序,使得集中采购的过程中不会出现较大的问题。 首先,明确每个涉及部门的岗位职责,确保各个部门都能坚守自己的职责。其次,要建立绩效考核制度,将采购过程中涉及的部门和物资都纳入审核范围内,通过绩效考核,使之能为集团公司的采购工作尽心尽力。最后,各个部门在使用公司资料时,需要进行详细的记录,并且定期对相关资料进行严密的审查,确保公司的采购信息更加安全,避免物资数据出现差错的情况。(三)加强和供应商的联系  采购过程中需要接触较多的供应商,并且还会和某些供应商有长期的合作,因此,需要营造出公平、公正的竞争环境,严格选择适合集团公司的供应商。严格保管与供应商之间的合同,收集各种重要信息,定期审查各项合同内容,对合同内容进行分析,发现有问题的地方要及时更正。如果有纠纷,双方的相关负责人要多沟通,了解合同内容和实际履行情况,从自身的实际出发,争取将可能出现的损失降到最低,确保集团公司的经济效益。  (四)强化流程的管理采购流程对集中采购管理具有重要的作用。这需要在采购前期制定合理的计划,依据集团公司对物资的需求量,安排符合实际情况的采购流程,合理地利用资源。明确采购的程序,针对物资的运输成本、人工成本等,对公司的可储藏量进行统计,使得采购的物资拥有空间储藏。采购部门还要明确招标机制,严格按照规定和实际情况,务必做到公平、公正,对相关凭证做好保管工作,以便于出现问题能够及时地查询。仔细审核项目内容,其中包括采购成本和采购量,尽全力确保审核结构的准确性。采购后期的库存存放问题也是强化管理的一个关键环节,如果不能处理好,不仅会造成库存压力,也会导致因物资存放时间过长而出现质量问题,造成损失不说,再处理时耗时耗力,得不偿失。关于此可以采取以下措施来降低库存:一是推行集中仓储的管理模式,有效地减少供应链的长度,使物资需求计划能更真实地反映需求量,从源头有效地避免物资的积压;二是代储代销管理模式的应用,企业可以实现零库存资金占用,大幅度降低产品的仓储成本,有利于保证原材料的及时供应,在提高工作效率的同时节约采购成本。(五)提高物资采购人员的专业水平  采购工作是一个专业性很强的工作,需要有专业的采购与招标管理人员。目前,物资采购从业人员的素质距离企业发展的要求还有一定的差距,必须以战略思维和前瞻眼光,培养和造就高素质新型采购人才。针对这个问题,首先要转变观念,促使采购人员参加各种培训和学习;其次是完善机制,对能将学习成果运用到实际工作中并取得较好效果的岗位人员,给予一定的肯定和奖励,以增强他们工作的积极性。 (六)加大审计监察管理力度审计监察部门必须履行职能,充分发挥应有的作用,监督与协助岗位人员完成采购任务。审计监察部门要监督集团采购的完整性,监控采购目录的编制和执行情况;监督开标、评标、定标过程以及后续工作流程,及时纠正采购过程中一切对公司不利的行为;加强供应商、评审专家等的监督,为物资采购活动提供良好的采购环境;加强承付货款的监督,加强资金管理;对违法参与事件的人员及时进行调查和处理,并追究相关人员的责任。审计监察部门要明确审计监督重点,不断完善采购审计监督制度,改进审计方法,提高物资采购审计监管水平。总之,集中采购模式的应用能够有效地改善集团公司的资金使用效能,因此,集团公司应重视集中采购工作,完善集中采购制度,对集中采购要做到全过程监控,确保集中采购模式较为顺利地进行,真正地为公司节约成本。