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内控实务 | 5大措施,搞定差旅费管理陈年积弊!

来自:临沂旗手审计师事务有限公司 发布日期:2019/9/2 统计:111
核心提示:内控实务 | 5大措施,搞定差旅费管理陈年积弊!

内控实务 | 5大措施,搞定差旅费管理陈年积弊!

差旅费是指单位工作人员临时到常驻地以外地区因办理公务而所发生的城市间交通费、伙食费、住宿费、市内交通费及其他费用,差旅费是单位的一项重要的经常性支出项目。由于差旅费在报销中涉及的费用类型较多,标准不一,容易超范围超标准报销,同时因差旅费制度不健全,单位执行不严谨以及管理上的漏洞,也会导致人为因素的造假,不实票据入账,套取财政资金现象,给单位造成一定的损失。 
一、差旅费报销中存在的问题  (一)提高开支标准表现为住宿费超标准、餐费超标准、准乘坐交通工具超标准。单位在差旅费管理制度方面都有具体的标准,出差人员应当按职务等级乘坐交通工具、选择住宿标准,伙食费也应控制在标准范围内。但在实际工作中,难免会遇到临时紧急通知或者正值旅游旺季出差办事,无法购买到相应等级的车票或者住到限额标准的房间,可能造成费用超标。另外也存在出差人员节约意识淡薄,不按规定标准随意消费的行为,认为反正是公务出差可以全报销,不用自己掏钱,从而擅自提高费用标准,致使费用超标。(二)扩大报销范围 差旅费正常报销的项目主要有交通费、住宿费、伙食补助费,除正常报销的三大费用项目外,有的出差人员在报销时还混入了电话费、材料费、培训费等其他费用。单位派车出去的,有的驾驶员在报销时还掺杂了交通费和油费,报销项目类型鱼龙混杂,造成公务出差费用较大。(三)审批报销不规范审批报销差旅时,主要存在以下几方面不规范的地方:一是没有严格执行公务出差事前申报流程,存在事后审批补报现象;二是多人外出参加同一公务活动,出现多人多次分散报销同一公务差旅费的现象,不便于差旅费报销规范化管理,容易造成多报、重复报销等弊端;三是外出参加会议、学习培训等,差旅费报销时无会议通知或培训等相关文件作为附件凭据,手续不全;四是停车费在公务出差报销中没有明确规定,报销的随意性较大,有的与差旅费合并报销,有的与差旅费分离报销,将多次出差发生的停车费聚集一次单独报销,停车费没有统一的制度规定,容易造成多次重复报销、虚假不实票据入账等现象。(四)虚假报销由于报销人员对差旅费理解上的误区及个人思想素质的原因,造成虚假报销行为,一是工作人员出差办理公务,应按实际出差天数计算发放伙食补助和市内交通费补助,这两项补助实行包干制,不需发票,但在日常报销中,存在接待单位统一安排伙食情况下报销伙食补助,在单位派车情况下报销市内交通补助现象。二是外出参加会议、学习培训在举办单位统一安排食宿情况下,报销培训或会议期间所有天数的伙食补助及市内交通补助。二、差旅费报销存在问题的原因分析 (一)差旅费报销制度不健全 虽然制定了差旅费管理制度,每项费用支出标准都作出了明确的规定,但是大多比较抽象,相关制度不够具体细化,没有制订详细的实施细则作为执行的依据,特殊事项的处理也不够明确,加上制度执行上的不严谨,不可避免的发生差旅费报销违规现象的发生。(二)财务人员审核不严 出差从员出差结束时,没有及时完成报销,而是将多次出差的费用累计一起报销,领导在审批时,因票据多,也没有时间详细查看发票就签字审批,存在部分不合规的报销凭据被同意报销,对于领导签字审批的票据,财务人员即使查出有瑕疵,也迫于压力,就睁一只眼闭一只眼給报销了。另外由于部分财务人员工作责任心不强,在工作中未能严格履行职责,怕得罪人,对不合规差旅费报销凭据没有进行认真审核,特别是领导的差旅费审核把关不严,使得差旅费制度形同虚设,造成了一部分不合理的差旅费开支。  (三)相关人员道德修养缺乏因个人道德素质较差,节约意识淡薄,对财经法规认识不足,没有实事求是地报销实际发生的费用,认为多报点无所谓,只要领导审批了,就可以报销,存在侥幸心理,而且多次蒙混过关获取额外资金,导致出现财务报销违规行为发生。例如:有的人出差的费用没有达到规定上限,仍然要求虚开发票按上限报销;有的人出差没有住宾馆,住在亲朋好友家,也想方设法开住宿费发票以牟取私利;有的人出差本可以一天办完的事,故意拖延成三天,以达到多领取补助的目的。(四)内部监督不力  在实际工作由于不太重视财务收支内部审计工作,对财务报销行为的监督检查和处理处罚力度不够,没有形成完善的账务管理内部监督检查机制,有时即使查出财务报销违规问题,也只是轻描淡写指出来,最多是制订整改措施,也没有采取实质性的措施进行处罚,对相关的责任人员也没有进行追责问责,从而纵容了一部分差旅费的违规开支。  三、完善差旅费报销管理的措施建议(一)健全差旅费管理制度根据差旅费管理制度,对差旅费中涵盖的城市间交通费、伙食费补助、住宿费、市内交通费等项目的报销标准、报销范围,作出详细的规定。制定出适合本部门操作性强的差旅费管理实施细则。具体措施为:出差人员应在公务活动结束后一个月内办理报销手续,同一公务多人同时出差的,出差期间的所有费用必须统一报销,明确1名经办人员填报,不得由多人分解拆散多次报销;外出参加会议、学习培训在2天以上的,在举办单位统一安排食宿情况下,会议、培训期间的食宿费所在单位不予报销,只能报销往返会议、培训地点交通费用及伙食费用,住宿费不予报销;其他公务出差,食宿自理的情况下应严格执行差旅费报销制度,在开支范围和开支标准内的费用,按照出差的天数据实报销。单位派车的情况下不得报销交通补助;对于停车费的报销问题,建立统一的费用报销规定,不得分离报销,将每次出差发生的停车费随同差旅费一并报销,在差旅费报销单中其他费用栏目中填列并注明停车费,能够有效防范多头多次重复报销及不实票据入账等现象发生。(二)规范公务出差事前申报流程明确公务出差事前申报、审批流程等事项,工作人员在出差前填报公务出差审批单,填写拟出差日期、拟出差路线、出差事由,注意应在出差之前填报审批单,尽量将出差人数填全,由经办人签字,部门领导和分管领导签字后方可凭审批单进行差旅费网上申报。如果出差需要单位派用车辆的,还需要填制公务用车派车单,填报用车人数,用车的事由、驾驶员、车牌号码等明细,经办公室主任审核,分管领导审批后依据派车单由办公室统一安排车辆并网上申报,严防事后申报、补报,同时可以有效杜绝虚假报销现象。 (三)加强业务培训,提高报账员财经法规意识针对有关部门在差旅费报销中存在手续不健全,资料不全现象,为了规范财务报销管理,应建立报账员制度,同时定期组织报账员进行会计业务知识培训,重点加强财务基础工作规范、财务报销审批流程、凭据的合规性、资金的支出范围和标准、票据报销手续审核等方面进行专题培训,从而提高报账员业务水平及执行报销制度的严谨性,增强财务法规意识,能够从源头上减少不合规票据的发生。(四)严把报销审核关 从原始凭证审核入手,严肃财经纪律,履行会计职责,严把票据审核关,审核各项费用明细是否合规,填报内容是否真实完整,票据签字手续是否完善,发票附件及相关文件通知是否齐备,对不合规的票据退回拒绝办理,对于超出差旅费支出范围和支出标准的费用,一律不予报销,超出部分由个人处理。(五)强化内部审计及监督管理从内部控制入手,强化内部审计,建立内部业务流程相互制约、相互监督机制,严防错误及舞弊现象发生,通过内部审计找出差旅费报销中存在的问题与不足,并及时采取補救措施,促进单位差旅费报销管理的合理化、规范化。同时行使内部监督权,加大处罚和问责力度,对查出违规问题,严格制订整改措施,并跟踪监督,切实整改到位,对查出的违规违纪资金,一律要求退还并严肃处罚。
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